Guide simple sur la loi 96 en entreprise (Québec 2025)

Le projet de loi 96 au Québec modifie le fonctionnement des entreprises en 2025. Voici ce que vous devez savoir pour rester en conformité :

• Le français est obligatoire : Toutes les communications commerciales, les sites web, le service à la clientèle et les étiquettes de produits doivent être en français d'ici le 1ᵉʳ juin 2025.
• Inscription à l’OQLF : Les entreprises de 25 employés ou plus doivent s’inscrire à l’Office québécois de la langue française (OQLF) et entamer un processus de francisation.
• Amendes en cas de non-conformité : Les sanctions varient de 3 000 $ à 30 000 $ par infraction, avec une majoration en cas de récidive.
• Règles internes : Les contrats de travail, les supports de formation et les communications internes doivent être rédigés en français.

Dates limites clés :

Taille de l’entreprise	Exigence	Date limite
Toutes les entreprises	Sites web et communications en français	1ᵉʳ juin 2025
25 employés et plus	Inscription à l’OQLF, démarrage du processus de francisation	1ᵉʳ juin 2025

Utilisez des outils comme Francoflex pour la formation linguistique et la traduction de documents afin de simplifier la conformité. Anticipez en traduisant vos documents, en mettant à jour vos sites web et en formant vos employés dès maintenant.

Vidéo associée de YouTube

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Exigences commerciales selon le projet de loi 96

Exigences selon la taille de l’entreprise

Voici comment les exigences varient en fonction de la taille de l’entreprise :

Taille de l’entreprise	Exigences clés	Documentation
5 employés et plus	Soumettre une attestation de compétence en français du personnel à l'OQLF	Pourcentage d'employés non francophones
25 employés et plus	Compléter le processus de francisation et s’inscrire à l’OQLF	Preuve formelle du statut linguistique en français
Toutes les entreprises	Maintenir un site web et des communications en français	Les communications en français doivent être d’une qualité équivalente à celles dans d’autres langues

Ces exigences s’alignent sur des normes plus larges en matière de milieu de travail et de service à la clientèle, établissant un cadre clair pour la conformité.

Règles de communication en entreprise

Le français doit être la langue principale dans les milieux de travail au Québec. Les documents clés devant être disponibles en français incluent :

• Les contrats de travail et les conventions collectives
• Les supports de formation et les manuels d’employés
• Les notes internes et les communications
• Les documents de santé et de sécurité

L'OQLF surveille de près la conformité, effectuant des inspections et examinant les dossiers électroniques pour s'assurer que les entreprises respectent ces normes [3].

Normes de service à la clientèle

1. Présence numérique
   Tous les outils numériques destinés aux clients, tels que les sites web et applications, doivent être entièrement fonctionnels en français.

2. Communications écrites et prestation de services
   Les documents écrits comme les contrats, les factures et les supports d'assistance doivent être disponibles en français. La qualité du service en français doit être égale ou supérieure à celle offerte dans d'autres langues. Si des services sont fournis dans une autre langue, ils doivent également être accessibles en français dans des conditions équivalentes.

Les outils d'IA tels que Francoflex peuvent aider les entreprises à simplifier la conformité en proposant des solutions pour la formation linguistique des employés et la francisation du milieu de travail, tout en maintenant l'efficacité.

Le non-respect peut entraîner des amendes allant de 3 000 $ à 30 000 $ par infraction, avec des pénalités plus élevées pour les récidives [1]. L'OQLF surveille et applique activement ces règles, émettant des avis formels en cas de violation.

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Obtenir votre certificat de francisation

Processus d'inscription à l’OQLF

Si votre entreprise compte 25 employés ou plus, vous devez vous inscrire auprès de l'OQLF avant le 1ᵉʳ juin 2025. Les entreprises de 50 employés et plus devraient déjà être inscrites [5].

Voici comment fonctionne le processus :

1. Soumettre la demande d'inscription

   • Remplissez le formulaire officiel de l'OQLF, en incluant les détails de votre entreprise et la taille de votre effectif.
   • Une fois approuvé, vous recevrez un "certificat d'inscription".

2. Compléter l'autoévaluation

   • Soumettez cette évaluation dans les trois mois suivant l'inscription.
   • L'autoévaluation doit détailler l'usage du français dans :
     • Les communications internes
     • Les supports marketing
     • Les systèmes informatiques et logiciels
     • Les documents destinés à la clientèle

Exigences de certification

L'OQLF examinera votre autoévaluation et déterminera votre conformité selon les résultats suivants :

Résultat de l'évaluation	Actions requises	Délai
Usage suffisant du français	Obtenir la certification immédiatement	Dès approbation
Usage insuffisant du français	Mettre en œuvre un programme de francisation	Selon les directives de l'OQLF
100 employés et plus	Constituer un comité de francisation	Obligatoire durant tout le processus

Si votre entreprise compte 100 employés ou plus, la formation d'un comité de francisation est obligatoire pour garantir la conformité [5]. Pour les entreprises de 25 à 49 employés, l'OQLF peut également exiger un comité si l'usage du français s'avère insuffisant [4].

Une fois votre évaluation terminée, vous devrez résoudre les éventuels problèmes signalés par l'OQLF si vous ne répondez pas à leurs normes.

Guide de résolution des problèmes

Voici quelques étapes pour résoudre les problèmes courants de conformité :

• Évaluer la compétence en français des employés en utilisant des outils tels que Francoflex.
• Traduire les documents clés, comme les contrats et les politiques, en français.
• Tenir un registre détaillé de tous les efforts de francisation pour les contrôles de l'OQLF.
• Identifier et corriger les lacunes de conformité avant que l'OQLF n'effectue une évaluation formelle.

Restez en contact avec les représentants de l'OQLF tout au long du processus pour résoudre tout retard ou problème concernant votre calendrier de certification. Une communication régulière peut faire une grande différence.

Ressources pour la conformité à la langue française

Logiciel d'apprentissage du français

Francoflex propose une plateforme pilotée par l’IA, conçue pour répondre aux exigences du projet de loi 96. Elle offre :

• Formation personnalisée en fonction du niveau de compétence de chaque employé
• Accès 24/7 aux leçons de français
• Rapports de progression conçus pour la certification de l'OQLF
• Scalabilité pour s'adapter à des équipes de toute taille

La plateforme se distingue en se concentrant sur le langage spécifique aux affaires, incluant le vocabulaire sectoriel et le français pratique pour le milieu professionnel.

Pour répondre pleinement aux normes de conformité, une traduction précise des documents est tout aussi importante.

Options de traduction de documents

Lors de la traduction de documents commerciaux, la méthode choisie doit correspondre à l'objectif et à l'importance du document :

Type de document	Méthode de traduction recommandée	Remarques
Documents juridiques	Services de traduction professionnelle	Les outils d'IA ne sont pas recommandés [7]
Communications internes	Outils basés sur l'IA	Économique pour de grands volumes

"Bien que ces traductions facilement accessibles puissent convenir aux communications informelles, il serait imprudent de les utiliser pour des documents juridiques." - Tania Da Silva, Associée chez DLA Piper [7]

Ces méthodes de traduction constituent un élément clé de vos efforts de conformité.

Pour une présence en ligne, la traduction est nécessaire pour :

• Les sites web
• Les supports de marketing digital
• Les plateformes de service à la clientèle
• Les applications mobiles

Cela garantit que vos communications commerciales respectent les normes de conformité et restent accessibles.

Programmes d'aide financière

Le soutien gouvernemental peut faciliter la mise en conformité avec le projet de loi 96 [2]. Le Québec offre plusieurs options d’aide financière :

Service d'autoévaluation de l'OQLF
Cet outil gratuit aide les entreprises de moins de 50 employés à évaluer leur conformité aux lois linguistiques françaises et à identifier les domaines d’amélioration [2].

Subventions gouvernementales
Des financements sont disponibles pour aider à :

• La formation en français
• La traduction de documents
• La mise en place de logiciels de formation en français

Le maintien de la conformité est également une condition préalable pour accéder aux contrats et subventions gouvernementales [6].

Prochaines étapes pour la conformité au projet de loi 96

Liste de vérification de conformité

Voici ce que les entreprises doivent prendre en compte :

Taille de l’entreprise	Actions requises	Date limite
Toutes les entreprises	• Offrir des versions françaises de toutes les communications commerciales \n• Assurer la disponibilité des sites web et réseaux sociaux en français \n• Prioriser le français dans la signalétique publique	1ᵉʳ juin 2025
25 employés et plus	• S’inscrire auprès de l'OQLF \n• Démarrer le processus de francisation \n• Établir une politique linguistique en entreprise	1ᵉʳ juin 2025

Suivez les étapes ci-dessous pour satisfaire efficacement à ces exigences.

Modèle de plan d'action

Ce modèle décompose les étapes pour vous aider à atteindre la conformité avec le projet de loi 96 :

1. Évaluation initiale

   Commencez par revoir vos pratiques actuelles dans les domaines suivants :

   • Les communications avec la clientèle
   • Les documents internes
   • Les supports de formation pour les employés
   • Les plateformes numériques telles que sites web, réseaux sociaux et applications

2. Stratégie de traduction de documents

   Concentrez-vous sur la traduction des supports clés, tels que :

   • Les contrats et documents de sécurité
   • Les ressources de support à la clientèle
   • Les contenus marketing et publicitaires
   • Les politiques et procédures internes

3. Calendrier de mise en œuvre

   Créez un calendrier pour rester dans les délais, incluant :

   • L'inscription à l'OQLF (pour les entreprises de 25 employés et plus)
   • La finalisation des traductions de documents
   • La formation linguistique des employés, en utilisant des outils comme Francoflex
   • La mise à jour du contenu numérique, y compris les sites web et applications

4. Allocation des ressources

   Affectez des ressources pour :

   • Les services de traduction professionnelle
   • Les programmes de formation en langue française pour les employés
   • Les mises à niveau technologiques nécessaires
   • L'accompagnement juridique pour garantir la conformité

5. Système de suivi

   Mettez en place un système pour vérifier régulièrement l'avancement, comprenant :

   • Des audits de l'usage du français
   • Le suivi de la formation linguistique des employés
   • La mise à jour des documents clés au besoin
   • La révision de la signalétique pour respecter les règles du français